ثبت اسناد در دفتر خانه
دفترخانه اسناد رسمی واحدی است وابسته به قوه قضائیه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که وظیفه تنظیم و ثبت اسناد رسمی گواهی امضاء و....را مطابق قوانین و مقررات بر عهده دارد.عموم افراد برای اعتبار و رسمیت بخشیدن به معاملات و تعهدات و قرار دادهای خود نیازمند مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و ثبت آنها میباشند. امروزه با توجه به گسترش روز افزون تعاملات و روابط آحاد جامعه لزوم ثبت رسمی روابط حقوقی بین اشخاص برای پیشگیری از مشکلات اجتماعی بیش از پیش اهمیت و ضرورت یافته است.
وظایف دفتر اسناد رسمی :
1-ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی 2- تصدیق صحت امضاء (گواهی امضاء) 3-مطابقت رونوشت یا تصویر اسناد با اصل ( برابر با اصل)
مزایای سند رسمی :
1-قابلیت استناد در مقام اثبات دعوی یا دفاع در مراجع قضایی 2- قابلیت صدور اجرائیه ( لازم الاجرا بودن اسناد رسمی) بدون مراجعه به دادگاه و بدون صدور حکمی از سوی محاکم 3- قابلیت استناد به وجود اسناد رسمی توسط طرفین قرار داد و اشخاص ثالث4- اعتبار اسناد رسمی راجع به اموال غیر منقول نسبت به اصحاب معامله و قائم مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث 5-اعتبار اسناد رسمی راجع به معاملات و تعهدات نسبت به طرفین معامله یا متعهد و وراث و قائم مقام قانونی آنان 6- قابلیت استناد به تاریخ اسناد رسمی به زیان طرفین قرار داد و اشخاص ثالث 7- عدم قبول و مسموع نبودن انکار و تردید نسبت به اسناد رسمی8- معتبر بودن تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن.
اسناد قابل ثبت در دفتر اسناد رسمی
1-ثبت برخی اسناد مانند معاملات راجع به املاک ثبت شده اتومبیل، کشتی، سهم الشرکه، حق کسب و پیشه یا تجارت، ورقه اختراع، ماشینهای چاپ ،لیتوگرافی و صحافی در دفاتر اسناد رسمی الزامیست2- عقود معین مانند اجاره ، وکالت، صلح، رهن، تعهد، اقرار ،رضایت و قراردادهای خصوصی در صورتی که مخالف قوانین و مقررات و نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشد.
تعریف سند رسمی :
در فرهنگ معین آمده است « آنچه بدان اعتماد کنند، مدرک، مستند، نوشته ای که قابل استناد باشد»
اسناد رسمی، سندی که در مرجعی ذی صلاح ( دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت اسناد) تنظیم شده باشد.
سند عادی : سندی که در مرجعی ذی صلاح تنظیم شده باشد.
ماده 1284 قانون مدنی در تعریف سند بیان میدارد :« سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد » همچنین ماده 1287 همان قانون مقرر میدارد « اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است» و نیز در ماده 1288 همان قانون بیان شده است « مفاد سند در صورتی معتبر که مخالف قوانین نباشد» با جمع تعاریف یاد شده در بالا در تعریف سند رسمی میتوان گفت « سند رسمی سندی است که مأمورین ادارات و نهادهای دولتی و ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی در حدود صلاحیت خویش تنظیم مینمایند. لذا باید گفت سردفتر اسناد رسمی برای تنظیم اسناد مردم باید در زمینه فقه و حقوق دارای اطلاعات وسیعی باشد و به کلیه قوانین و مقررات جاری اشراف کامل داشته باشد .و چنانچه سردفتر معتقد باشد که سند ارائه شده به او قابلیت تنظیم را ندارد و بایستی کتباً علت امتناع را به تقاضا کننده اعلام کند و بالطبع این امر محتاج به استدلالهای حقوقی است و آن خود نیز مستلزم داشتن اطلاعات وسیع حقوقی میباشد .بنابراین سردفتر زمانی حق تنظیم سند را در دفتر خود دارد که تمامی تشریفات قانونی را طی کرده باشد و از مراجع ذی صلاح استعلامات لازم را اخذ نموده باشد. در این جا با متذکر شویم که رعایت تشریفات فوق فقط ناظر بر ثبت املاک است و برای ثبت اموال منقول نیازی به اعمال تشریفات یاد شده نیست.
شمهای از وظایف سردفتر برای تنظیم اسناد رسمی
1-دفتر سر دفتر باید مجلد بوده و برگ شماری شده و به امضای مراجع ذی صلاح رسیده باشد. شماره اسناد بایستی به طور مسلسل ذکر شود.
2-سردفتران حق ندارند دفتر را از محل دفتر خانه خارج کنند مگر در مواردی که محقق شود متقاضی مریض است و قادر بر حرکت نیست که این امر نیز با رعایت تشریفات و همراه با نماینده مرجع قضایی صلاحیت دار میسور و ممکن است.
3-برای تنظیم اسناد سر دفتر مکلف است قبل از هر اقدام هویت متعاملین و مراجعان را احراز کند که این امر فقط با ملاحظه شناسنامه به عمل میآید.اکتفا به ملاحظه مدارکی مانند گواهینامه رانندگی و غیره برای احراز هویت مطابق مقررات نیست و عواقب سوء آن متوجه سردفتر خواهد بود.
4-در کلیه اسناد باید شماره شناسنامه و محل اقامت اشخاص به وضوح قید و تماماً حرف به حرف از اول تا آخر متن تهیه گردد. سپس طرفین معامله باید ثبت سند را ملاحظه و با اصل مطابقت نمایند . و اگر سندی فقط برای یک طرف ایجاد تعهد کند صرف امضای او کافی است.
5- سردفتر اسناد رسمی مکلف است بر طبق ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی و بر اساس ماده 123 اصلاحی قانون ثبت و سایر مقررات مربوط متقاضی را هدایت کند تا حق الثبت اسناد را به حساب مخصوصی که اداره ثبت معرفی مینماید واریز نماید.
6-پس از ثبت سند در دفترخانه حتی اگر سند به امضاء نرسد استرداد آن مقدور نیست اما پرداخت حق التحریر دفترخانه بالمناصفه برعهده متعاملین است .
7- پس از تنظیم سند سر دفتر مکلف است خلاصه معامله را روی برگهای ویژه نوشته پس از امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار در ظرف مدت 5 روز به واحد ثبتی مربوطه ارسال دارد .
نورعلی افشار
کارشناس ارشد حقوق خصوصی
